Laatst bijgewerkt: 8 mei 2026

Privacyverklaring Port Finance NV

Port Finance NV (hierna “Port Finance”, “wij” of “ons”) legt in deze privacyverklaring uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u onze website portfinance.be bezoekt of gebruikmaakt van onze factoringdiensten. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw privacy en verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Deze verklaring is bedoeld voor websitebezoekers en (potentiële) klanten en is voor het laatst geactualiseerd op 8 mei 2026.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt of die automatisch worden verzameld voor de hieronder genoemde doeleinden. Afhankelijk van uw interactie met Port Finance gaat het bijvoorbeeld om:

• Contactgegevens: uw naam, bedrijfsnaam, ondernemingsnummer (KBO), adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Gegevens via formulieren: aanvullende informatie die u invult in het aanvraagformulier of bij contactopname, zoals factuurbedrag, sector, de aanleiding van uw vraag of bijlagen die u met ons deelt.
• Gegevens nodig voor onze factoringdienst: facturen die u ter financiering aanbiedt, gegevens van uw debiteuren (klanten) zoals bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, adres en betaalgedrag, en bankrekeningnummers.
• Identificatiegegevens (KYC / antiwitwas): indien u klant wordt zijn wij wettelijk verplicht u en uw uiteindelijk begunstigden te identificeren conform de Wet van 18 september 2017 (antiwitwaswet). Hiervoor kunnen wij een kopie van een identiteitsbewijs, KBO-uittreksel, statuten of UBO-register opvragen.
• Website- en apparaatgegevens: informatie over uw bezoek aan onze website (IP-adres, browsertype, apparaattype, tijdstip, bezochte pagina’s en klikgedrag). Deze gegevens verzamelen wij via cookies en vergelijkbare technologieën. Voor meer informatie verwijzen wij naar het onderdeel “Cookies en analysetools”.

Wij verzamelen niet bewust bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over ras, religie of gezondheid) en richten ons niet op kinderen jonger dan 16 jaar. Vermoedt u dat wij toch zonder toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld? Neem dan contact met ons op zodat we deze gegevens kunnen verwijderen.

Doeleinden en grondslagen van verwerking

Port Finance verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor duidelijke en rechtmatige doeleinden. De belangrijkste doelen en de daarbij behorende rechtsgrondslagen zijn:

• Afhandelen van aanvragen en overeenkomsten: we gebruiken uw contactgegevens om te reageren op vragen, offertes en om — indien u klant wordt — een factoringovereenkomst met u te sluiten en uit te voeren. Deze verwerking is noodzakelijk voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, b AVG).
• Uitvoeren van de factoringdienst: wij verwerken factuur- en debiteurgegevens om vorderingen te beoordelen, voor te financieren, te beheren en bij uw klanten te innen. Dit is eveneens noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, b AVG).
• Wettelijke verplichtingen: wij verwerken identificatiegegevens om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, met name onder de antiwitwaswet, fiscale wetgeving (boekhoudkundige bewaarplicht), en het toezichtkader van de FSMA (artikel 6, lid 1, c AVG).
• Communicatie en klantenservice: uw gegevens worden gebruikt om met u te communiceren wanneer u ons belt, mailt of een formulier invult. Dit is nodig voor de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om u goed van dienst te kunnen zijn (artikel 6, lid 1, f AVG).
• Statistische analyses en optimalisatie: wij analyseren bezoek- en gebruiksgegevens om onze website en diensten te verbeteren. Dit doen we uitsluitend met uw toestemming voor zover wettelijk vereist (artikel 6, lid 1, a AVG) of — waar mogelijk — op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f AVG) wanneer we data anonimiseren of pseudonimiseren.
• Direct marketing: aan bestaande klanten kunnen wij, op grond van ons gerechtvaardigd belang, beperkte commerciële communicatie sturen over vergelijkbare diensten. U kunt zich hier altijd kosteloos tegen verzetten. Aan niet-klanten sturen wij enkel commerciële communicatie met uw voorafgaande toestemming (artikel 6, lid 1, a AVG).

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven. Mocht Port Finance persoonsgegevens voor een nieuw doel willen verwerken, dan informeren wij u vooraf en vragen we, indien nodig, om toestemming.

Cookies en analysetools

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de site goed te laten functioneren, het gebruik te analyseren en inhoud te personaliseren. Bij uw eerste bezoek vragen wij via een cookiebanner toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw cookievoorkeuren altijd wijzigen of cookies verwijderen via uw browserinstellingen.

Functionele cookies (altijd actief) zorgen voor de basiswerking van de website (zoals het onthouden van uw cookievoorkeur).

Analytische cookies (alleen met toestemming) helpen ons te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat we de site kunnen verbeteren. Indien wij Google Analytics inzetten, doen wij dit privacyvriendelijk: IP-adressen worden geanonimiseerd binnen de EU voordat ze worden opgeslagen of verder verwerkt.

Marketing-/remarketingcookies (alleen met toestemming) kunnen worden gebruikt om u later relevante advertenties te tonen op andere websites. U bent niet verplicht om deze cookies te accepteren en u kunt uw toestemming op elk moment intrekken.

Delen van gegevens met derden

Port Finance verkoopt uw gegevens niet. Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij hier wettelijk toe verplicht zijn. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten om te zorgen voor een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid. Voorbeelden van categorieën verwerkers en ontvangers zijn:

• Kredietverzekeraars en kredietbureaus: voor het beoordelen van het risico op uw debiteur en, indien van toepassing, het afdekken van het kredietrisico (non-recourse).
• Banken en betaaldienstverleners: voor de uitbetaling van voorschotten en de inning van vorderingen op uw debiteuren.
• IT- en hostingdienstverleners: voor het beheer van onze systemen, website en e-mail.
• CRM- en marketingtools: zoals onze contactformulier-software en eventuele CRM-koppelingen, uitsluitend ten behoeve van klantopvolging.
• Externe adviseurs: zoals advocaten, accountants of auditors, voor zover noodzakelijk en met geheimhoudingsplicht.
• Toezichthouders en overheidsinstanties: indien wij wettelijk verplicht zijn gegevens te delen, bijvoorbeeld met de FSMA, de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI), de FOD Financiën of een onderzoeksrechter.

In geen geval stellen wij uw persoonsgegevens commercieel ter beschikking aan derden. Wij geven uw gegevens in principe niet door buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit voor een specifieke verwerker (bijvoorbeeld een Amerikaanse cloudprovider) toch nodig is, zorgen wij voor passende waarborgen zoals modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt. De bewaartermijn hangt af van het soort gegevens en het doel van de verwerking. In het algemeen gelden de volgende richtlijnen:

• Contact- en leadgegevens: gegevens die u via de website verstrekt (bijvoorbeeld via het aanvraagformulier) bewaren wij maximaal 12 maanden, tenzij er een klantrelatie ontstaat.
• Klant- en contractgegevens: als u klant bij ons bent, bewaren wij uw gegevens zolang als nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en, daarna, zolang als de wet ons verplicht. Boekhoudkundige en fiscale documenten (waaronder facturen) bewaren wij gedurende 7 jaar (artikel III.86 Wetboek economisch recht / fiscale wetgeving).
• KYC- en antiwitwasdocumentatie: conform artikel 60 van de Wet van 18 september 2017 bewaren wij identificatiegegevens en transactiegegevens gedurende 10 jaar na het einde van de relatie of na de uitvoering van de occasionele transactie.
• Analytische en klikgegevens: gegevens die via cookies en analysetools worden verzameld, bewaren wij niet langer dan noodzakelijk. Veel data wordt geanonimiseerd of gepseudonimiseerd en blijft slechts in geaggregeerde vorm beschikbaar voor trendanalyse.
• Cookies: de geldigheidsduur varieert. Sessiecookies vervallen na uw bezoek; andere cookies (zoals analytics-cookies) kunnen 6 tot 24 maanden actief blijven tenzij u ze eerder verwijdert.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd. Waar gegevens in back-ups zijn opgeslagen, worden deze bij het verversen van de back-upcycli eveneens verwijderd.

Uw rechten

Onder de AVG heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt ons onder meer verzoeken om:

• Inzage: u heeft het recht te weten welke persoonsgegevens wij van u vastleggen en om daarvan een kopie te ontvangen (artikel 15 AVG).
• Rectificatie: indien gegevens onjuist of verouderd zijn, kunt u ons vragen deze te corrigeren of aan te vullen (artikel 16 AVG).
• Verwijdering: in bepaalde gevallen kunt u vragen om persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer ze niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel of wanneer u uw toestemming intrekt (artikel 17 AVG). Dit recht is niet onbeperkt: soms is bewaring noodzakelijk om aan een wettelijke plicht te voldoen of om rechtsvorderingen in te stellen of te verdedigen.
• Beperking van verwerking: u kunt verzoeken om (tijdelijk) minder gegevens te verwerken, bijvoorbeeld als u de juistheid betwist (artikel 18 AVG).
• Overdraagbaarheid: voor gegevens die u aan ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken op basis van uw toestemming of een overeenkomst, kunt u een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat opvragen (artikel 20 AVG).
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang of wanneer het gaat om direct marketing (artikel 21 AVG). Bij bezwaar tegen direct marketing stoppen wij deze verwerking altijd.
• Intrekken van toestemming: wanneer wij gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming altijd intrekken. Na intrekking verwerken wij de betreffende gegevens niet langer voor dat doel. De intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via privacy@portfinance.be of per post via onderstaande contactgegevens. Om te voorkomen dat iemand anders namens u een verzoek doet, kunnen wij u vragen om aanvullende informatie ter verificatie van uw identiteit. Wij reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen één maand. In uitzonderlijke situaties (bij complexe of meerdere verzoeken) kunnen wij deze termijn met nog eens twee maanden verlengen; u wordt hierover tijdig geïnformeerd.

Klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over hoe Port Finance met uw gegevens omgaat? Neem dan gerust contact met ons op via de contactgegevens hieronder. Bent u niet tevreden over hoe wij uw gegevens verwerken? Laat het ons weten zodat wij een passende oplossing kunnen zoeken.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Beveiliging

Port Finance neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens zeer serieus. Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking of wijziging tegen te gaan. Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van versleutelde verbindingen (SSL/TLS), beperkte en beveiligde toegang tot systemen (alleen geautoriseerd personeel), beveiligde opslag (firewalls en up-to-date antivirus) en periodieke bewustwordingstrainingen voor medewerkers. Bij een vermoeden van een datalek kunt u direct contact opnemen via privacy@portfinance.be; indien vereist melden wij dit binnen 72 uur bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en informeren wij betrokkenen.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer wetgeving of onze dienstverlening wijzigt. Raadpleeg deze pagina daarom regelmatig om op de hoogte te blijven van de actuele versie. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u waar mogelijk rechtstreeks informeren, bijvoorbeeld via een melding op de website.

---

Contactgegevens

Voor vragen over deze privacyverklaring of voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen met:

Port Finance NV
Eikendreef 4, 2350 Vosselaar, België
Tel.: +32 (0)3 500 36 98
E-mail privacy: privacy@portfinance.be
E-mail algemeen: info@portfinance.be
KBO/BTW: BE 0712.945.331
Erkend factor — FSMA